В отпуск или в командировку?

Недавно в рамках Программы «Научный фонд НИУ ВШЭ» был внесен ряд изменений в порядок и процедуру оформления грантов на командировки сотрудников по России и за ее пределы. О сути этих изменений рассказывает Ольга Чурикова, начальник управления академических исследований ВШЭ.

— Ольга Андреевна, чем был вызван пересмотр существующего порядка оформления командировок?

— В октябре прошлого года на конференции работников ВШЭ многие сотрудники университета выразили свое недоумение и недовольство тем, что для поездок на конференции по линии Научного фонда им приходилось оформлять отпуска. Ректор пообещал «разобраться с этим вопросом» и дал нам соответствующее поручение. Кроме того, лимиты по расходам на поездки не пересматривались с 2008 года, так что в нынешней версии внутриуниверситетских положений предусмотрены небольшие увеличения по этим лимитам и расширен перечень регионов для командирования сотрудников.

— Объясните, пожалуйста, почему для участия в работе зарубежной или российской конференции сотрудник университета должен был оформлять отпуск?

— На самом деле до 2008 года применялась стандартная процедура оформления служебных командировок в соответствии с установленными в университете правилами. Затем Научный фонд изменил эту процедуру, руководствуясь федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и с учетом изменений, внесенных в этот закон в 2007 году. Для организации командировок сотрудников и поездок аспирантов и студентов по России и за рубеж университет должен был оплачивать услуги туристической компании, выбранной по итогам открытого конкурса, аукциона или запроса котировок.

При выборе туроператора Научному фонду и планово-финансовому управлению (ПФУ) было бы крайне сложно контролировать размер затрат на каждую командировку. К тому же сотрудникам управления академических исследований ВШЭ пришлось бы тратить слишком много времени на оказание помощи в покупке билетов, бронировании гостиниц в приемлемом диапазоне цен (не превышающем нормы Минфина РФ!), на контроль за получением финансовых отчетных документов от туристических фирм и прочее.

Приемлемой альтернативой стал вариант оформления договора подряда на сумму, утвержденную членами бюро Научного фонда, но при условии, что грантополучатель оформляет отпуск на срок проведения мероприятия, в котором он участвует. Совет Научного фонда учитывал также большую продолжительность отпускного периода для профессорско-преподавательского состава ВШЭ и то обстоятельство, что travel grant может быть предоставлен только один раз в год. Таким образом оформление отпуска на 5-7 дней не вызывало особых сложностей и не ограничивало возможностей отдыха сотрудников в отпускной период. При этом заявитель мог поехать не на одну конференцию, а совместить пребывание на двух мероприятиях внутри страны или за ее пределами, если места проведения конференций были недалеко друг от друга.

— А что изменилось сейчас?

— Мы получили разъяснения положений федерального закона № 94-ФЗ и узнали, что уже нет необходимости привлекать туроператора к оформлению командировок сотрудников. Кстати, новая схема существенно снижает трансакционные издержки университета, поскольку Вышка по этой статье расхода бюджета Научного фонда больше не должна платить единый социальный налог (ЕСН), который с этого года возрос до 34,2%, а победители конкурса не должны отчислять 13% налог с каждого договора.

Научный фонд может поддержать заявку на travel grant только в пределах выделенных лимитов на поездки. Эти лимиты установлены в соответствии с финансовыми возможностями Фонда и продиктованы стремлением предоставить гранты большему количеству сотрудников.

Новые лимиты на поездки немного увеличены и учитывают суточные:

	Размеры финансирования поездок, в руб.
в СНГ	35 000
по России	25 000
в пределах Европы	50 000
за пределами Европы:
Азия	75 000
Северная Америка (США и Канада)	75 000
Латинская Америка (включая Мексику, Центральную и Южную Америку)	80 000
Австралия и ЮАР	75 000

— Что должен знать заявитель, чтобы участвовать в конкурсе на предоставление гранта?

— Заявка должна содержать перечень всех расходов, связанных с поездкой, а общая сумма не должна превышать указанных лимитов. Если обнаруживается превышение приоритетных расходов (суточные, проезд и проживание), то мы просим заявителя либо ограничить расходы, либо найти дополнительный источник финансирования, так как частичная оплата расходов при командировании, к сожалению, невозможна. Дополнительный источник финансирования не подразумевает оплаты расходов за счет собственных средств — имеется в виду возможное софинансирование со стороны подразделения (факультета или лаборатории) или грантовая поддержка иным фондом.

Если Научный фонд ВШЭ поддерживает заявку, то ответственный сотрудник информирует об этом заявителя и предоставляет ему (или ей) выписку из протокола заседания бюро Совета фонда. Этот документ содержит информацию об объеме финансирования с расшифровкой видов расходов по поездке. С этими документами и приглашением от принимающей организации победитель конкурса обращается в управление бухгалтерского учета и оформляет так называемое служебное задание о командировании. Порядок оформления командировки работников НИУ ВШЭ можно найти на портале в разделе «Справочник сотрудника». При своевременном оформлении командировки обладателю трэвел-гранта может быть выплачен аванс.

— За использование гранта, наверное, необходимо отчитываться?

— Разумеется. Финансовый (авансовый) отчет о командировке в 3-х-дневный срок должен быть представлен в управление бухгалтерского учета, а научный отчет в 10-дневный срок — в управление академических исследований.

Для студентов и аспирантов, не работающих в ВШЭ, правила останутся прежними — оформление договора гражданско-правового характера на основании представленных в управление академических исследований финансовых документов о поездке в течение 10-ти дней.

Что касается сотрудников филиалов ВШЭ, они оформляют командировки по месту работы. При этом из средств филиала выплачиваются только суточные расходы, остальные деньги выплачиваются по договору гражданско-правового характера и на основании представленных в управление академических исследований финансовых документов о поездке в течение 10-ти дней.

— Расскажите, пожалуйста, об условиях конкурса и сроках его проведения.

— Конкурс на поддержку академической мобильности проводится в Высшей школе экономики постоянно в течение года. Финансовую поддержку могут получить преподаватели и научные сотрудники, работающие на полную ставку в НИУ ВШЭ или филиалах, студенты и аспиранты очной формы обучения. Основным критерием конкурсного отбора заявок является характер мероприятия, в котором соискатель гранта хочет участвовать — конференция должна быть посвящена фундаментальным научным проблемам.Заявки на участие в форумах, круглых столах, методических семинарах, студенческих конференциях, летних и зимних школах в рамках данного конкурса не принимаются.

На мероприятия за рубежом заявки должны быть представлены за 45 дней до их начала. На мероприятия в России и странах СНГ — за 30 дней. Срок рассмотрения заявок от 7 до 10 дней при условии предоставления полного комплекта документов заявителем.

— Какие материалы нужно представить вместе с заявкой на грант для участия в конференции?

— Во-первых, приглашение и (или) извещение международного оргкомитета о том, что доклад заявителя включен в программу мероприятия. Нужно также представить доклад, содержащий описание цели, актуальности и новизны исследования, краткое содержание и результаты научной работы. В пакет документов должна входить и научная программа мероприятия.

Я бы хотела еще раз подчеркнуть, что получить поддержку для участия в международном мероприятии за рубежом можно только один раз в год, а для командировок по России и в страны СНГ можно подавать заявки неоднократно и в течение всего года. Все заявки рассматриваются в порядке поступления. При этом на одно научное мероприятие за рубежом поддерживается не более пяти заявок.

Валентина Грузинцева, Новостная служба портала ВШЭ